Minimaler Aufwand - Maximaler Erfolg

Die letzten Jahre haben große Veränderungen im Internet gebracht, welche man allgemein unter dem Begriff Web 2.0 zusammenfasst. „Web 2.0“ steht für eine gemeinschaftlich, konstant aktualisierte webbasierte Software, welche nützlicher wird umso mehr Leute sich daran beteiligen und Inhalte zusammenbringen.

Der Erfolg von Web 2.0 im Internet kann auf zwei Aspekte zurückgeführt werden. Einerseits haben neue Technologien ungeahnte Möglichkeiten für das bis dato statische Web eröffnet und somit einen neuen Weg im Bezug auf Bedienung und Nutzbarkeit ermöglicht. AJAX, die Kombination aus Javascript und XML, hat z.B. die Interaktion und das Gefühl von Webseiten stark beeinflusst und dem Nutzer eine nahezu zum Desktop vergleichbaren Erfahrung gebracht. Andererseits sollte aber auch nicht der Fehler begangen werden, Web 2.0 auf die Technologie zu minimieren. Einen besonderen Anteil haben auch die Nutzer des Systems, deren Erlebnis aber natürlich durch Technologie verbessert wird. Web 2.0 ermöglicht das einfache Veröffentlichen und Teilhaben an Informationen und somit die bessere Interaktion zwischen verschiedensten Parteien.

Was bedeutet dies nun für eine Firma?

Aus dem Dschungel aus Web 2.0 Anwendungen und Technologien haben sich im letzten Jahr eine Anzahl von Diensten herauskristallisiert, welche überaus sinnvoll auch im Unternehmensbereich eingesetzt werden können. Diese werden gemeinhin als Enterprise 2.0 bezeichnet und bestehen nach dem SLATES-Modell von Andrew McAfee von der Harvard Business School aus folgenden Komponenten:

Suche

Jede Plattform ist nur so gut, wie ihre Suche. Denn wenn man vor "lauter Bäumen den Wald" nicht mehr sehen kann, dann bringt die schönste Wissenssammlung rein gar nichts. Layout und Navigation können den User zwar unterstützen, aber am beliebtesten ist die Suche.

Links

Je mehr Links, umso mehr Zusammenhänge, umso einfacher finden können. Populärere Seiten haben meist mehr Links, welche auf sie verweisen. Links können am einfachsten von Nutzern angelegt werden, daher ist eine größere Nutzerzahl auch gleich bedeutend mit besseren Ergebnissen. Dieses Prinzip macht Google zum Marktführer und kann auch sehr gut im Intranet eingesetzt werden, vorausgesetzt der Nutzer kann mitarbeiten.

Author

Blogs und im besonderen Wikipedia haben gezeigt, dass viele Leute gerne schreiben und etwas mitzuteilen haben, sei es Informationen, Wissen, Fakten oder Erfahrungen. Blogs lassen einzelne Nutzer und Wikis ganze Gruppen ihre Wissen preisgeben. Wenn diese Technologien im Intranet eingesetzt werden, dann wird aus einer Arbeit von wenigen, eine verknüpfte, immer aktuelle Platform von vielen. Beispiele wie Wikipedia zeigen, dass die geschaffenen Inhalte eine sehr hohe Qualität besitzen können. Dies ist auch im Unternehmen der Fall.

Tags

Eine Studie von Forrester Research hat herausgefunden, dass sich die meisten Nutzer von Corporate Intranets eine bessere Kategorisierung von Inhalten wünschen. Webseiten wie Flickr oder Technorati setzten dazu ihre Nutzer ein. Diese können simple Ein-Wort Bezeichnungen zu Inhalten hinzufügen. So entsteht über Zeit ohne konkrete Vorgaben eine natürliche Kategorisierung der Inhalte. Dieses Konzept ist ohne weiteres auch auf das Intranet übertragbar und überaus erfolgreich. Einen schnellen Überblick über aktuelle Themen geben sogenannte Tagclouds, welche die am häufigsten auftauchenden Inhalte hervorheben:

Erweiterungen

Halbwegs intelligente Computer gehen beim „tagging“ noch einen Schritt weiter und automatisieren den Kategorisierungsprozess anhand vom Nutzerverhalten. Amazon schlägt Käufern z.B. ähnliche Produkte vor, welche sie anhand ihrer Kaufhistorie auch mögen könnten. Ähnliches ist auch im Intranet abbildbar, wenn Nutzer beim lesen auf ähnliche Publikationen hingewiesen werden.

Signale

Obwohl Hilfsmittel wie Suche und Tags das Auffinden von Inhalten erheblich vereinfachen, so können Nutzer dennoch schnell mit der Flut von Inhalten überfordert werden. Zusätzlich erfordert das Überprüfen nach Aktualisierungen auf Intranet und Internetseiten einen erheblichen Zeitaufwand, welcher die Produktivität durchaus beeinträchtigen kann. Um dies zu verhindern bietet die finale Komponente der SLATES Architektur eine nützliche Technologie um Anwender über Ereignisse und Aktualisierungen zu informieren. Traditionell geschah dies durch Emails, welche aber schnell den Posteingang überfluten und dementsprechend ignoriert werden.
Eine neue Entwicklung sind die sogenannten RSS-Feeds (Really Simple Syndication), welche meist aus einer Überschrift und kurzer Zusammenfassung der Inhalte bestehen und bei jeder Aktualisierung  von Seiten geupdatet werden. Der Computer des Anwenders überprüft regelmäßig den Feed nach neuen Inhalten und benachrichtigt den Nutzer sobald es etwas Neues gibt. Somit kann der Anwender seine Zeit sinnvoll produktiv einsetzten und ist dennoch immer auf dem neusten Stand.

Der Nutzen

Alle Enterprise 2.0 Komponenten befolgen zwei einfache Regeln. Erstens sollen alle Anwendungen einfach zu nutzen sein und zweitens soll der Nutzer maximale Freiheiten in der Strukturierung besitzen. Dies ist eine große Änderungen gegenüber Altsystemen. Um Fragen nach dem Projektstatus zu beantworten, kann z.B. eine Datenbank konstruiert werden. Aber die wichtigen Fragen werden meist nicht durch diese beantwortet. Wikis und Blogs hingegen starten mit einer leeren Seiten und werden durch den Nutzer flexible gefüllt. Nach einer Weile werden die strikten Vorgaben in traditionellen Informationssystemen überholt und unausgereift erscheinen, sobald man die Vorzüge der neuen Systeme erlebt hat. Der unterschiedliche Ansatz zu Struktur in Enterprise 2.0 Technologien bedeutet aber nicht, dass sie inkompatible zu den Alten sind. Idealerweise werden SLATES Komponenten hinzugefügt und werten somit die Altsysteme auf. Beispiele sind RSS Feeds anstelle von Email-Benachrichtigungen. In anderen Worten, Technologie welche Nutzer Inhalte über Zeit flexible aufbauen lässt, können friedlich neben älteren Systemen existieren.

Enterprise 2.0 Technologien haben das Potential das Intranet zu dem zu machen, was das Internet längst ist: eine Onlineplattform mit konstant wechselnder Struktur, welche von verteilten, autonomen und größtenteils eigeninteressierten Usern gebaut wird.  In dieser Plattform erstellen Authoren die Inhalte, Links und Tags verbinden sie und Suche, Erweiterungen und Signale machen neue Strukturen und Zusammenhänge sichtbar und helfen somit den Mitarbeitern den Überblick zu behalten.

Kritische Faktoren

Ein zentraler Erfolgsfaktor für Enterprise 2.0 darf dabei nicht ignoriert werden. Das Management muss geschlossen hinter der neuen Platform stehen um eine weitreichenden Akzeptanz im Unternehmen zu schaffen. Zuerst sollten sie den Nutzen anregen und stimulieren, aber gleichzeitig auch nicht zu stark intervenieren. Wenn sie bei einer dieser beiden Rollen scheitern, kann dies weitreichende Folgen für den Erfolg des Projektes haben und im schlimmstenfalls wird die Firma mit einer handvoll Newsletter enden. Um dies zu vermeiden, werden Führungskräfte von uns eingehend in das Thema eingeführt und begleitet.